نظام ضبط وترتيب الوثائق
نظام متكامل لإدارة الوثائق
إدارة المستندات هي نظام أو عملية تستخدم لالتقاط المستندات الإلكترونية وتعقبها وتخزينها مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية للمحتوى الورقي.
وبشكل عام ، نظام إدارة المستندات هو البرنامج الذي ينظم ويتحكم في تدفق المستندات في جميع أنحاء المنظمة.
مساعدة المنظمة في إدارة وإنشاء وتخزين وفهرسة وتصنيف والبحث والاسترجاع وتتبع وتدفق موارد / وثائق البيانات الإلكترونية من خلال توفير مستودع مركزي.
يدمج إدارة المعلومات الرئيسية
نظام لمساعدة الإدارة في أرشفة جميع المستندات المهمة، ومتابعة جميع المعاملات التي تتم داخل (الاتصالات الإدارية) منذ بداية المعاملة حتى إتمامها، من خلال تسجيل جميع المستندات والمعاملات بسهولة ويسر مع الأرشفة الإلكترونية، والاستغناء عن الكثير من المستندات، والأوراق والانتقالات إلى العالم الرقمي السريع بشكل آمن وعصري. تتحكم في الملفات المرفوعة، وأرشفتها إلكترونيًا، وتمكين المستخدمين من التحكم في البيانات والملفات برمي النظام والتطبيق للأغراض الداخلية، وسهولة الوصول إلى الملفات بشكل ديناميكي و بطريقة تفاعلية
وفر الوقت في تسجيل الفواتير ومسح العقود والموافقة على المستندات لتصبح شركة غير ورقية. تتبع المستندات الإلكترونية وتخزينها مثل ملفات PDF وملفات معالجة الكلمات والصور الرقمية للمحتوى الورقي. “
تخزين البيانات وحمايتها على المدى الطويل، ويساهم في ضمان وتوفير المعلومات للأغراض الداخلية أو القانونية أو التنظيمية في أي وقت. حيث تتم إدارة البيانات ومراقبتها بعناية في قاعدة بيانات ديناميكية وآمنة للوصول إليها بسهولة وأمان .
رابطة إدارة المعلومات الذكية، وبرنامج إدارة المستندات “يدمج التقاط المستندات والمحتوى، وسير العمل، ومستودعات المستندات، وأنظمة الإخراج وأنظمة استرجاع المعلومات. أيضًا، العمليات المستخدمة لتتبع المستندات وتخزينها والتحكم فيها “.
الميّزات الأساسية
- يتتبع دورة حياة المستندات.
- استيراد – أوراق إلكترونية أو ممسوحة ضوئيًا.
- تخزين وصيانة.
- فهرس – بحث واسترداد.
- تأمين
- تصدير – إزالة / حذف السجلات.
- استعادة –عودة